Regulamin organizacyjny Smarter Diagnostics Polska sp. z o.o.

z dnia 8 stycznia 2024 r. dalej “Regulamin Organizacyjny”

Postanowienia ogólne
Miejsce i czas udzielania świadczeń zdrowotnych
Cele i zadania
Rodzaj działalności leczniczej oraz zakres udzielanych świadczeń zdrowotnych
Kierowanie Smarter Diagnostics Polska
Struktura organizacyjna i szczegółowy zakres działania jednostek oraz komórek organizacyjnych oraz współdziałanie między nimi
Przebieg procesu udzielania świadczeń
Dokumentacja medyczna
Współdziałanie z innymi podmiotami wykonującymi działalność leczniczą
Postanowienia końcowe

§ 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

Niniejszy Regulamin Organizacyjny jest ustanawiany dla podmiotu leczniczego Smarter Diagnostics Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Olsztynie (10-417), przy ul. Towarowej 20B, wpisanego do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000816265, NIP: 7393992449, REGON: 527108838, wysokość kapitału zakładowego 5000 zł, wpisanego do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą, prowadzonego przez Wojewodę Warmińsko-Mazurskiego nr księgi 000000271423 (dalej: Smarter Diagnostics Polska lub Podmiot leczniczy).
Smarter wykonuje działalność leczniczą w zakładzie leczniczym pod nazwą NZOZ Smarter Diagnostics Polska zlokalizowanym przy ul. ul. Dra Witolda Chodźki 17, 01-797 w Lublinie (dalej: NZOZ Smarter Diagnostics Polska lub Zakład leczniczy).
Smarter Diagnostics Polska działa na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności:

ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej;
ustawy z dnia 5 grudnia 1996 r. o zawodach lekarza i lekarza dentysty;

(c) ustawy z dnia 25 września 2015 r. o zawodzie fizjoterapeuty;

ustawy z dnia 6 listopada 2008 roku o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta;
ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o zawodach pielęgniarki i położnej;
przepisów wykonawczych;
niniejszego Regulaminu Organizacyjnego.

W Smarter Diagnostics Polska udzielane są odpłatne świadczenia zdrowotne udzielane za pośrednictwem systemów teleinformatycznych lub systemów łączności, w tym w szczególności:

analiza zdjęć obrazowych z wykorzystaniem rezonansu magnetycznego;
interpretacja wyników badań rezonansu magnetycznego kończyny dolnej;

interpretacja wyników badań biomechanicznych w zakresie funkcji kończyny dolnej;

interpretacja wyników laboratoryjnych badań krwi w zakresie czynników urazogennych;
wydawanie spersonalizowanych rekomendacji nakierowanych na profilaktykę urazów kończyny dolnej.

§ 2. MIEJSCE I CZAS UDZIELANIA ŚWIADCZEŃ ZDROWOTNYCH

Miejscem udzielania świadczeń zdrowotnych jest jednostka organizacyjna Smarter Diagnostics Medycyna Sportowa: ul. Dra Witolda Chodźki 17, 20-097, Lublin;
Miejscem udzielania świadczeń zdrowotnych jest również miejsce przebywania osób wykonujących zawód medycznych w sytuacji udzielania świadczeń za pośrednictwem systemów teleinformatycznych lub systemów łączności.
Godziny udzielania świadczeń zdrowotnych to 00 – 17.00 – poniedziałek – piątek.

§ 3. CELE I ZADANIA

Podstawowym celem działalności Smarter Diagnostics Polska jest podejmowanie działań na rzecz zachowania i poprawy stanu zdrowia, w szczególności poprzez udzielanie świadczeń zdrowotnych.
Do zadań Smarter Diagnostics Polska należy w szczególności udzielanie świadczeń zdrowotnych z zakresu ambulatoryjnej opieki zdrowotnej w obszarze medycyny sportowej.
Cele oraz zadania Smarter Diagnostics Polska , o których mowa w § 3 ust. 1 i ust. 2 realizowane m.in. w ramach:

analizy RM kończyn dolnych pacjentów;
zdalnej oceny czynników ryzyka urazów kończyn dolnych pacjentów;
analizy badań biomechanicznych i badań krwi;
edukacji pacjentów oraz promocji zdrowia.

§4. RODZAJ DZIAŁALNOŚCI LECZNICZEJ ORAZ ZAKRES UDZIELANYCH ŚWIADCZEŃ ZDROWOTNYCH

Podmiot Leczniczy prowadzi działalność leczniczą w rodzaju ambulatoryjne świadczenia zdrowotne.
Podmiot Leczniczy w ramach prowadzonej działalności udziela świadczeń zdrowotnych w następującym zakresie (w prawym nawiasie znajduje się kod resortowy dziedziny medycyny, stanowiący część X systemu kodów identyfikacyjnych):

Ortopedia i traumatologia narządu ruchu (25)
Fizjoterapia (105);
Medycyna sportowa (56).

§ 5. KIEROWANIE SMARTER DIAGNOSTICS POLSKA

Działalnością Podmiotu Leczniczego kieruje zarząd Smarter Diagnostics Polska sp. z o.o., będący kierownikiem Podmiotu Leczniczego w rozumieniu przepisów ustawy o działalności leczniczej (dalej: Kierownik).
Kierownik wykonuje wszelkie prawa i obowiązki nałożone na Smarter Diagnostics Polska powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.
Kierownik może wydawać akty wewnętrzne dotyczące funkcjonowania Podmiotu Leczniczego w formie uchwał lub zarządzeń.
Kierownik wykonuje w szczególności następujące zadania:

podejmuje decyzje w sprawach związanych z nawiązywaniem, zmianami rozwiązywaniem umów o pracę, umów cywilnoprawnych i o podobnym charakterze, a także przyznawaniem nagród i premii;
nadzoruje osoby wykonujące pracę lub świadczące usługi na rzecz Podmiotu Leczniczego w zakresie wywiązywania się przez nie z obowiązków oraz przestrzegania przepisów obowiązującego prawa i wewnętrznych regulacji;
kieruje pracą personelu działalności podstawowej i pomocniczej;
udziela upoważnienia i pełnomocnictwa ogólne oraz do załatwiania określonych spraw;
kreuję politykę finansową Podmiotu Leczniczego, w tym opracowuje plany finansowe Podmiotu Leczniczego oraz sprawuje nadzór nad ich realizacją oraz zatwierdza plany inwestycyjne;
nadzoruje wdrażanie systemu zarządzania jakością, zgodnie z przyjętym harmonogramem wdrożenia;
zawiera umowy na usługi medyczne;
podpisuje umowy cywilnoprawne;
nadzoruje współpracę z mediami;
zapewnia, że Podmiot Leczniczy, na wniosek ministra właściwego do spraw zdrowia przekaże, w terminie i w sposób przez niego wskazany, zbiorcze dane dotyczące osób zatrudnionych w tym podmiocie obejmujące liczbę osób zatrudnionych, informację o wysokości ich wynagrodzeń, w tym wynagrodzeń zasadniczych, jeżeli dotyczy, oraz dodatków, wymiarze czasu pracy, tytułach zawodowych, zajmowanych stanowiskach, formie zatrudnienia, posiadanych specjalizacjach, jeżeli dotyczy, oraz posiadanym lub wymaganym wykształceniu.

W Smarter Diagnostics Polska funkcjonuje inspektor ochrony danych, o którym mowa w art. 37 RODO. Kierownik zapewnia, że inspektor ochrony danych:
- będzie właściwie i niezwłocznie włączany we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych;
- będzie otrzymywał wsparcie w wypełnianiu przez niego zadań, w tym zasoby niezbędne do wykonania tych zadań oraz dostęp do danych osobowych i operacji przetwarzania, a także zasoby niezbędne do utrzymania jego wiedzy fachowej;
- nie będzie otrzymywał instrukcji dotyczących wykonywania tych zadań;
- nie będzie odwoływany ani karany przez Kierownika za wypełnianie swoich zadań.
Kierownik kieruje NZOZ Smarter Diagnostics Polska przy pomocy Dyrektora Administracyjnego, Dyrektora Medycznego oraz osób na samodzielnych stanowiskach działających na podstawie udzielonych im pełnomocnictw lub zakresów czynności.
Do podstawowych obowiązków Dyrektora Administracyjnego należy w szczególności:

zapewnienie przestrzegania porządku i dyscypliny pracy oraz regulaminu pracy przez podległych pracowników;
zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy;
organizowanie współpracy pomiędzy poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi Smarter Diagnostics Polska;
wdrażanie do stosowania ogólnie obowiązujących przepisów prawa oraz przepisów wewnętrznych obowiązujących w Smarter Diagnostics Polska;
organizowanie prawidłowego zabezpieczenia i przechowywania dokumentów znajdujących się w jednostce organizacyjnej.

Do podstawowych obowiązków Dyrektora Medycznego należy w szczególności:

nadzorowanie osób wykonujących pracę lub świadczących usługi na rzecz Zakładu Leczniczego w zakresie wywiązywania się przez nie z obowiązków oraz przestrzegania przepisów obowiązującego prawa i wewnętrznych regulacji Zakładu Leczniczego;
przyjmowanie skarg i zażaleń;
nadzór nad jakością̨ udzielania świadczeń zdrowotnych;
ustalanie terminów i harmonogramów udzielania świadczeń zdrowotnych;
działanie na rzecz podnoszenia kwalifikacji zawodowych Lekarzy i pracowników Zakładu Leczniczego;
nadzór nad gospodarką lekową Zakładu Leczniczego.

§ 6. STRUKTURA ORGANIZACYJNA I SZCZEGÓŁOWY ZAKRES DZIAŁANIA JEDNOSTEK ORAZ KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH ORAZ WSPÓŁDZIAŁANIE MIĘDZY NIMI

W Zakładzie Leczniczym funkcjonują następujące stanowiska:

Dyrektor Medyczny;
Dyrektor Administracyjny;
lekarz;
fizjoterapeuta;
dietetyk;
dział rejestracji;
personel administracyjny.

Do zadań lekarza należy:
- udzielanie świadczeń zdrowotnych, o których mowa w Regulaminie;
- orzekanie i opiniowanie o stanie zdrowia pacjenta;
- kierowanie pacjenta na dodatkowe badania i konsultacje specjalistyczne poprzez wystawienie skierowania;
- edukacja pacjenta;
- działania operacyjne związane z procesem udzielania świadczeń zdrowotnych, w szczególności wypełnianie dokumentacji medycznej.

Do zadań fizjoterapeuty należy udzielanie świadczeń zdrowotnych w zakresie kompetencji zawodowych w szczególności w obszarze definiowania założeń planów przygotowania motorycznego i fizjologiczne/fizykoterapii pacjenta.

Do zadań dietetyka należy udzielanie świadczeń zdrowotnych w zakresie kompetencji zawodowych w szczególności w postaci definiowania założeń dietetycznych dla pacjenta.
Do zadań personelu administracyjnego należy:

prowadzenie spraw personalnych pracowników i współpracowników Smarter Diagnostics Polska;
przygotowywanie comiesięcznych dokumentów do księgowania;
prowadzenie sekretariatu Smarter Diagnostics Polska;
obieg korespondencji związanej z funkcjonowaniem Smarter Diagnostics Polska;
dokonywania przelewów w zakresie dokumentów rozliczeniowych z ZUS i urzędem skarbowym, Izbą lekarską i Izbą fizjoterpeutów;
dokonywanie przelewów bankowych w zakresie wynagrodzeń za pracę i z tytułu świadczenia usług medycznych i innych dla NZOZ Smarter Diagnostics Polska;
bieżące śledzenie zmian legislacyjnych dotyczących zakresu działalności Smarter Diagnostics Polska, tworzenie, modyfikacja i dostosowywanie istniejących dokumentów.

§ 7. PRZEBIEG PROCESU UDZIELANIA ŚWIADCZEŃ

Smarter Diagnostics Polska organizuje odpłatne świadczenia zdrowotne w sposób zapewniający pacjentom najdogodniejszą formę korzystania ze świadczeń, właściwą ich dostępność, a także właściwą jakość udzielanych świadczeń. Rejestracja pacjenta na świadczenie będzie odbywać się z wykorzystaniem modułu rejestracji platformy elektronicznej Auro Medily sp. z o.o.
Świadczenia zdrowotne udzielane są osobiście w siedzibie Podmiotu leczniczego lub za pośrednictwem systemów teleinformatycznych lub systemów łączności.
W przypadku nagłego pogorszenia stanu zdrowia albo stanu zagrożenia życia Smarter Diagnostics Polska udziela pomocy doraźnej każdej osobie zgłaszającej się, która wymaga takiej pomocy z uwzględnieniem specyfikacji świadczenia telemedycznego.
Lekarz kierując pacjenta do lekarza specjalisty lub do szpitala zobowiązany jest do wykonania i dołączenia do skierowania wyników niezbędnych badań diagnostycznych zgodnie z rozpoznanym schorzeniem, aktualną wiedzą i praktyką medyczną, w celu potwierdzenia wstępnego rozpoznania.

§ 8. DOKUMENTACJA MEDYCZNA

Smarter Diagnostics Polska prowadzi dokumentację medyczną pacjentów korzystających ze świadczeń zdrowotnych i zapewnia ochronę oraz poufność danych zawartych w tej dokumentacji zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.
Smarter Diagnostics Polska udostępnia dokumentację medyczną pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu, bądź osobie upoważnionej przez pacjenta, a także innym podmiotom, którym przysługuje ustawowe prawo dostępu do dokumentacji medycznej, na zasadach określonych w art. 26 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.
Dokumentację medyczną udostępnia się na podstawie:

pisemnego wniosku osoby uprawnionej (wysłanego drogą pocztową/elektroniczną);
wniosku złożonego drogą mailową;
wniosku ustnego złożonego w siedzibie podmiotu leczniczego.

Smarter Diagnostics Polska jest zobowiązany do identyfikacji osoby wnioskującej o udostępnienie dokumentacji medycznej. Prawidłowa identyfikacja stanowi warunek udostępnienia dokumentacji medycznej. Smarter Diagnostics Polska korzysta ze sposobów weryfikacji dopuszczonych przez przepisy prawa.
Wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej i potwierdzenie jej udostępnienia przechowuje się wraz z dokumentacją medyczną.
Dokumentacja medyczna jest udostępniana:

do wglądu;
poprzez sporządzenie wyciągów, odpisów lub kopii;
poprzez wydanie oryginału za pokwitowaniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, jeżeli uprawniony organ lub podmiot żąda udostępnienia oryginałów tej dokumentacji;
za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej;
na elektronicznym nośniku danych.

Za udostępnienie dokumentacji medycznej poprzez sporządzenie jej wyciągów, odpisów lub kopii Smarter Diagnostics Polska pobiera opłatę zgodnie art. 28 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta w sposób określony w załączniku nr 1 do regulaminu.
Opłaty, o której mowa w ust. 7, nie pobiera się w przypadku udostępnienia dokumentacji medycznej:

pacjentowi albo jego przedstawicielowi ustawowemu po raz pierwszy przez sporządzenie jej wyciągu, odpisu, kopii lub wydruku lub na informatycznym nośniku danych;
w związku z postępowaniem przed wojewódzką komisją do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych;
w związku z postępowaniem, o którym mowa w 17d ust. 1 ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi, prowadzonym przez Rzecznika Praw Pacjenta;
w przypadku udostępnienia dokumentacji medycznej Agencji Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji oraz Agencji Badań Medycznych.

§ 9. WSPÓŁDZIAŁANIE Z INNYMI PODMIOTAMI WYKONUJĄCYMI DZIAŁALNOŚĆ LECZNICZĄ

Smarter Diagnostics Polska współpracuje z innymi podmiotami leczniczymi w zakresie prawidłowości diagnostyki, leczenia pacjentów i ciągłości postępowania, w szczególności poprzez kierowanie do innych placówek w celu konsultacji specjalistycznych, zlecanie badań laboratoryjnych niewykonywanych w Smarter Diagnostics Polska, kierowanie na zabiegi specjalistyczne.
Szczegółowe zasady współdziałania z innymi podmiotami leczniczymi określają przepisy prawa oraz postanowienia umów zawartych pomiędzy tymi podmiotami a Smarter Diagnostics Polska.
Smarter Diagnostics Polska współpracuje z podmiotami leczniczymi, które udzielają ambulatoryjnej opieki zdrowotnej, a więc z poradniami specjalistycznymi oraz zakładami diagnostyki medycznej.
Smarter Diagnostics Polska udostępnia podmiotom wykonującym działalność leczniczą dokumentację medyczną pacjentów, jeżeli dokumentacja ta jest niezbędna do zapewnienia ciągłości procesu udzielania świadczeń zdrowotnych.
Współpracując z innymi podmiotami leczniczymi lekarz powinien mieć zawsze na uwadze dobro pacjenta oraz sprawne prowadzenie pacjenta po systemie, a w tym celu:

kierować go na badania diagnostyczne i do takich zakładów, które umożliwiają mu prawidłowe postawienie diagnozy;
w razie wątpliwości co do rozpoznania albo potrzeby leczenia specjalistycznego, skierować pacjenta bez zbędnej zwłoki do poradni specjalistycznych na konsultację lub leczenie;
w razie konieczności leczenia stacjonarnego, skierować pacjenta do właściwego szpitala, uwzględniając jego życzenia w tym zakresie.

§ 10. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Postanowienia Regulaminu znajdują zastosowanie względem wszystkich osób zatrudnionych w Smarter Diagnostics Polska, niezależnie od formy zatrudnienia, jak również w odpowiednim zakresie do wszystkich osób współpracujących z Smarter Diagnostics Polska oraz wszystkich pacjentów Smarter Diagnostics Polska.
W sprawach nieuregulowanych Regulaminem Organizacyjnym zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
Smarter Diagnostics Polska przestrzega praw pacjenta oraz dąży do zwiększenia świadomości pacjentów w przedmiocie przysługujących im praw. W tym celu udostępnia jako załącznik nr 3 niniejszego regulaminu kartę praw pacjenta z uwzględnieniem ambulatoryjnego charakteru świadczeń zdrowotnych udzielanych przez Smarter Diagnostics Polska.
Podanie Regulaminu Organizacyjnego do wiadomości pacjentów następuje poprzez udostępnienie go na wniosek pacjenta w rejestracji oraz na stronie internetowej https://pl.smarterdiagnostics.com/regulamin.
Postanowienia Regulaminu Organizacyjnego są podane do wiadomości wszystkich osób działających w ramach w Smarter Diagnostics Polska niezależnie od formy zatrudnienia czy współpracy poprzez umieszczenie na stronie https://pl.smarterdiagnostics.com/regulamin
Wszystkie załączniki regulaminu stanowią jego integralną część.
Regulamin Organizacyjny wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez kierownika podmiotu leczniczego.

Zatwierdził: Bartosz Borucki, prezes zarządu; Norbert Kapiński, członek zarządu

Załączniki:

Załącznik nr 1 Wysokość opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej
Załącznik nr 2 Cennik usług dla pacjentów

Załącznik nr 1

Wysokość opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej

Podstawa wyliczenia: wysokość przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale	Opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej
	1 strona wyciągu albo odpisu	1 strona kopii albo wydruku	Dokumentacja medyczna na informatycznym nośniku danych
	maks. 0,002 przeciętnego wynagrodzenia	maks. 0,00007 przeciętnego wynagrodzenia	maks. 0,0004 przeciętnego wynagrodzenia
	14,39 zł	0,50 zł	2,88 zł

Załącznik nr 2

Cennik usług dla pacjentów

Usługa	Cena